Wie können wir Ihnen helfen?

Am 25. Mai 2018 wird die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) in Kraft treten. Auch wenn dieses neue Gesetz derzeit für einigen Wirbel sorgt, begrüßen wir die angestoßene Entwicklung. Wir nehmen die darin enthaltenen Anonymisierungs- und Integritätsrichtlinien sehr ernst und entwickeln unser Produkt so weiter, dass es der DSGVO entspricht.

Im Folgenden finden Sie alle wichtigen Informationen darüber, wie sich Mynewsdesk auf die neue EU-Verordnung vorbereitet.

Wie ist die Rolle des Datenverantwortlichen zwischen dem Kunden und Mynewsdesk aufgeteilt?
Als Mynewsdesk-Kunde übernehmen Sie die Verantwortung für einen bestimmten Teil der Daten, die Sie in die Plattform importieren. Gleichwohl hängt die Definition der Datenverantwortung zukünftig zu einem großen Teil davon ab, welche spezifischen Zwecke und Nutzungen beabsichtigt werden.
Wenn beispielsweise Kontaktinformationen innerhalb von “Contacts” in Ihrem Account hochgeladen, heruntergeladen, gespeichert oder aktualisiert werden, liegt die Verantwortung des Datenschutzes beim Kunden. Gleichzeitig nimmt Mynewsdesk in diesem Zusammenhang aufgrund seiner Verantwortung für die Infrastruktur und in einigen Fällen auch als Administrator eine allgemeine Rolle als Datenverantwortlicher ein. All dies wird in unseren neuen Allgemeinen Geschäftsbedingungen dargelegt, die derzeit von unseren gesetzlichen Vertretern geprüft werden.

Entspricht unser Vertrag mit Mynewsdesk der DSGVO?
Gegenwärtig überarbeiten wir unsere Allgemeinen Geschäftsbedingungen so, dass alle Aspekte der DSGVO berücksichtigt werden. Eine neue Version wird im Frühjahr 2018 zur Verfügung stehen.
In der neuen Version werden wir darlegen, wie die Zuständigkeit im Sinne des Datenverantwortlichen zwischen dem Kunden und Mynewsdesk aufgeteilt ist. Damit werden die Allgemeinen Geschäftsbedingungen gleichermaßen die Funktion eines Auftragsdatenverarbeitungsvertrages (ADV) erfüllen. Unsere Datenschutzerklärung wird in diesem Zusammenhang ebenfalls aktualisiert.

Wer ist für die von mir in Contacts hochgeladenen Daten verantwortlich?
Als Kunde verantworten Sie selbst, dass die von Ihnen in Contacts hochgeladenen Kontaktlisten DSGVO-konform behandelt werden. Ihnen obliegt es, Prozesse zu definieren im Hinblick auf Fragen wie beispielsweise warum oder auf welche Art und Weise Sie Kontaktlisten vorhalten.
Wir empfehlen Ihnen daher, sicherzustellen, dass Ihre Kontaktlisten stets auf einem aktuellen Stand sind, damit diese keine Kontakte enthalten die Sie nicht verwenden. Alle E-Mails, die Sie von Mynewsdesk aus versenden, enthalten einen Link, über den sich die Empfänger von weiteren Zusendungen abmelden können.
Die Verantwortung für personenbezogene Daten, die Sie in Contacts hochladen, werden wir in unseren neuen Allgemeinen Geschäftsbedingungen, die im Frühjahr 2018 Gültigkeit erhalten, noch ausführlicher beschreiben.

Werden Hinweise erteilt, wenn Daten direkt von der betroffenen Person eingeholt werden?
Mit seiner Anmeldung und der Eingabe personenbezogener Daten akzeptiert der Nutzer unsere Allgemeine Geschäftsbedingungen. Im Zusammenhang mit unseren DSGV-Vorbereitungen werden wir weiterhin sicherstellen, dass dem Benutzer bei der Erstellung eines Kontos genaue Informationen über die Datenverarbeitung und deren Zweck übergeben werden.

Hat Mynewsdesk eine Datenschutzerklärung?
Es gibt eine dokumentierte Datenschutzerklärung in der wir unsere Routinen für die Verarbeitung personenbezogener Daten von Kunden und Benutzern definieren. Unsere derzeitige Datenschutzerklärung wird im Hinblick auf die DSGVO aktualisiert werden.

Sind Kontrollen eingerichtet, die sicherzustellen, dass die Erfassung personenbezogener Daten auf das erforderliche Minimum beschränkt bleibt?
Ja, wir haben interne Routinen, die sicherstellen, dass die Verarbeitung personenbezogener Daten auf bestimmte Zwecke beschränkt ist. Darüber hinaus haben wir Routinen definiert die sicherstellen, dass unsere Subunternehmer die Anforderungen der DSGVO erfüllen.

Was ist Ihre Richtlinie für die Datenübertragung an externe Auftragsdatenverarbeiter?
Mynewsdesk verfügt über etablierte und dokumentierte Routinen für die Übermittlung personenbezogener Daten. Grundsätzlich gilt, dass ohne Benachrichtigung des für die Unternehmensgruppe zuständigen Datenverantwortlichen und/oder des Datenschutzbeauftragten keine personenbezogenen Daten an externe Auftragsdatenverarbeiter (auch nicht innerhalb der Unternehmensgruppe) übermittelt werden dürfen.
Die Übertragung von personenbezogenen Daten ins Ausland darf nur in EU / EWR-Ländern und in die USA erfolgen (vorausgesetzt, der Auftragsdatenverarbeiter ist nach Privacy Shield zertifiziert). Jedwede darüber hinaus gehende Übertragung unterliegt einer Benachrichtigung des Datenschutzbeauftragten der Gruppe und erfordert eine Entscheidung von Fall zu Fall.

Welches sind Ihre wichtigsten Subunternehmer für die Datenverarbeitung?
Die wichtigsten Subunternehmer, die das Hosting und die Speicherung von Mynewsdesk-Daten auf ihren Servern verwalten, sind Amazon Webservices und Heroku. Beide Subunternehmer verarbeiten Daten innerhalb der EU (in Irland).

In welchen Ländern verarbeiten Sie personenbezogene Daten?
Wir verarbeiten Daten innerhalb der EU (Schweden, Norwegen, Deutschland und Irland) und in einigen Fällen in den USA. Bei der Verarbeitung von Daten in den USA bestehen wir in der Zusammenarbeit mit Lieferanten auf einer Privacy Shield Zertifizierung.

Können Sie angeben, an welchen Adressen Ihre Daten gespeichert sind?
Aus Sicherheitsgründen erteilen die meisten Hosting-Anbieter keine detaillierten Informationen zu den Standorten ihrer Server. Mynewsdesk sieht keine Notwendigkeit der Angabe von Straßenadressen der Serverstandorte, um der DSGVO zu entsprechen.

Gibt es physischen und elektronischen Schutz für gespeicherte personenbezogene Daten? Verwenden Sie Datenverschlüsselung und wie ist Ihr Einbruchschutz?
Der Schutz unserer Daten wird von unserem Hosting-Partner Heroku (über Amazon) verwaltet. Weitere Informationen finden Sie unter https://www.heroku.com/policy/security.

Gibt es einen Prozess zur Datenlöschung?
Wir haben einen Prozess definiert, der sicherstellt, dass personenbezogene Daten gelöscht werden wenn sie nicht mehr benötigt werden, oder wenn eine Löschung aus juristischen Gründen erforderlich wird.

Unterstützen Sie die Löschung personenbezogener Daten auf Anfrage der betroffenen Person?
Wir unterstützen derartige Anfragen und definieren zur Zeit unsere Vorgehensweisen und Routinen in der Handhabung von Löschungsbegehren.

Gibt es Sicherheitskopien von gespeicherten personenbezogenen Daten, und wie sehen die Routinen für deren Löschung aus?
Wir legen Sicherheitskopien unserer Produktionsdatenbank über unseren Hosting-Partner Heroku an. Diese Kopien werden für drei Jahre gespeichert und anschließend gelöscht. Wir überarbeiten derzeit die Routine für das Löschen personenbezogener Daten von Sicherungskopien in Verbindung mit einer Datenlöschung in der ursprünglichen Datenbank. Die neue Routine wird noch vor Inkrafttreten der DSGVO implementiert.

Gibt es bekannte Risiken in Bezug auf Ihre Datenverarbeitung?
Wir führen eine kontinuierliche Identifizierung, Bewertung und Nachverfolgung durch, um mögliche Sicherheitsrisiken zu beheben.

Gibt es einen Prozess zum Erkennen und Melden von Sicherheitsvorfällen?
Wir haben einen teilautomatisierten Prozess zur Identifikation von Sicherheitsrisiken und -vorfällen in unserer Datenbank. Darüber hinaus ist eine Routine festgelegt für die Unterrichtung aller betroffenen Personen sowie der schwedischen Datenschutzbehörde (Datainspektionen) innerhalb von 72 Stunden.

Kann ich unseren Auftragsdatenverarbeitungsvertrag (ADV) von Mynewsdesk unterzeichnen lassen?
Wir unterzeichnen keine individuellen Vereinbarungen, da wir gerade dabei sind, einen Auftragsdatenverarbeitungsvertrag auszuarbeiten, welcher mit unseren Allgemeinen Geschäftsbedingungen verknüpft sein wird. Die Veröffentlichung erfolgt im Frühjahr 2018.

Welche Personen tragen die Verantwortung als Datenverantwortliche (Data Controller) und Datenschutzbeauftragte (Data Protection Officer)?
Für die NHST Media Group zuständige Datenverantwortliche ist die Vorsitzende Anette Olsen, während Petter Irgens Gustafson als Datenschutzbeauftragter für die Gruppe und alle verbundenen Unternehmen ernannt ist. Darüber hinaus verfügen alle Unternehmen innerhalb der Gruppe über einen eigenen Datenverantwortlichen mit delegierter Verantwortung für den jeweiligen Geschäftsbereich. Datenverantwortlicher für Mynewsdesk ist CEO Mattias Malmström.

Welche personenbezogenen Daten werden von Mynewsdesk verarbeitet?
Mynewsdesk verarbeitet folgende Daten
– im Zusammenhang mit Benutzerkonten:
Name, Benutzername/ID, E-Mail, Benutzer-Passwort, Skype, Google-Konto, berufliche Position, API Token, Newsroom-Name, Online-Nutzungsdaten
– im Zusammenhang mit Contacts:
E-Mail, Land, Vorname, Nachname, Organisation, berufliche Position, Interessen, Arbeitstelefon, Mobiltelefon, Adresse, Fax, Postleitzahl, Stadt, Land, Homepage, E-Mail Events (zugestellt, geöffnet, geklickt)

Wenn Sie neue Kontakte Ihrem Netzwerk hinzufügen möchten, können Sie dies entweder manuell machen oder Sie lassen die Kontakte direkt importieren.

Kontakte manuell hinzufügen:
– Klicken Sie auf Contacts und wählen Sie Verwalten.
– Unter + Neuer Kontakt füllen Sie das Formular für die Kontaktinformationen aus und speichern die Änderungen.
– Nachdem Ihr Kontakt abgespeichert wurde, klicken Sie oben auf Verteiler um den Kontakt einer vorhandenen Liste hinzuzufügen.

Kontakte importieren:
– Klicken Sie auf Contacts und wählen Sie Import.
Nun gibt es zwei Möglichkeiten Kontakte zu importieren; entweder Sie laden eine Datei mit den entsprechenden Kontakten hoch oder Sie kopieren Ihre Kontakte von Ihrem Computer und fügen Sie ein.

Lesen Sie mehr zum Thema Import contacts into your lists und Contacts in unseren Guides (auf Englisch)

Kontakte als CSV-Datei herunterladen:

– Klicken Sie auf Einstellungen und wählen Sie Contacts-Einstellungen

– Unter der Rubrik Kontakte herunterladen können Sie entweder auswählen, welche Liste heruntergeladen werden soll oder Sie laden gleich alle Kontakte auf einmal runter.
In diesem Fall bekommen Sie die Kontaktdaten als CSV-Datei an die von Ihnen registrierte Email-Adresse geschickt, die sich später zum Beispiel in Excel importieren lässt.
Wählen Sie jedoch, alle Kontakte auf einmal herunterzuladen, bekommen die Kontaktdaten nicht in ihren Ursprungslisten, sondern in einer Liste zusammengefasst.
Wählen sie eine Liste spezifisch sehen Sie lediglich die dort enthaltenen Kontakte.

Lesen Sie mehr zum Thema Contacts
in unseren Guides (auf Englisch)

Sie können mehrere Nutzer dazu einladen, einen Zugang zu Ihrem Newsroom zu erhalten.
– Klicken Sie hierfür auf Einstellungen und Nutzer. Hier können Sie auch sehen, wer bereits als Nutzer Ihres Newsrooms registriert ist.
– Um einen weiteren Nutzer hinzuzufügen, tragen Sie dessen E-Mail-Adresse unter ”Nutzer via E-Mail einladen” ein und klicken auf Einladen. Daraufhin wird eine Einladung verschickt anhand der ein neuer Zugang erstellt werden kann.

Falls der Empfänger der E-Mail bereits über Zugang zu einem anderen Newsroom auf Mynewsdesk verfügt, ist es wichtig sich zuerst von diesem Account auszuloggen um den neuen Zugang erstellen zu können.
Der Link in der E-Mail mit der Einladung ist nur zwei Stunden lang gültig.

Lesen Sie mehr zum Thema Newsroom-Einstellungen
in unseren Guides (auf Englisch)

In der Regel lautet die Absenderadresse bei Mynewsdesk hello@mynewsdek.com.

Wenn Sie jedoch lieber Ihre eigene Absenderadresse benutzen möchten, können Sie diese unter E-mail-Einstellungen im Menü Einstellungen angeben.

Um eine angepasste ”Von:”-Adresse einzustellen, lesen Sie bitte in unserer technischen Anleitung wie Sie Ihre DNS-Einstellungen so konfigurieren, dass wir auf Ihre E-mail-Domain zugreifen können.

Diese Einstellung ist zugänglich für unsere Professional und Enterprise Kunden.

Lesen Sie mehr über Publish und Newsroom-Einstellungen
in unseren Guides (auf Englisch)

Das Logo erscheint im oberen Bereich jeder Seite im Newsroom.

So fügen Sie ein neues Logo ein oder wechseln ein vorhandenes Logo aus:
– Klicken Sie auf Einstellungen und wählen Sie Newsroom-Einstellungen.
In der rechten oberen Ecke können Sie das bisherige Logo entfernen und ein neues wählen.
Mynewsdesk unterstützt folgende Dateiformate: JPG, GIF oder PNG.
– Nachdem Sie Bild hochladen anklicken, öffnet sich ein Ordner auf Ihrem Computer in dem Sie nach Ihrem Logo suchen und es auswählen können.
Vergessen Sie zum Schluss das Abspeichern nicht!

Lesen Sie mehr zum Thema Newsroom-Einstellungen
in unseren Guides (auf Englisch)

Beide Unternehmensbeschreibungen stellen Sie in den Newsroom-Einstellungen im Menü Einstellungen ein. Der Text, den Sie im Feld Unternehmensbeschreibung einfügen, wird auf der Startseite Ihres Newsrooms angezeigt.

Bei dem Boilerplate handelt es sich dagegen um eine Standardformulierung die am Ende jeder Pressemitteilung erscheint.

Der Boilerplate kann entweder denselben Text enthalten wie die zuvor genannte Unternehmensbeschreibung, oder Sie wählen eine abweichende Formulierung. Sie können den Boilerplate bei Bedarf auch beim Verfassen jeder Pressemitteilung individuell anpassen.

Lesen Sie mehr über Publish und Newsroom-Einstellungen
in unseren Guides (auf Englisch)

Alle veröffentlichten Kontaktpersonen werden im Newsroom unter “Kontaktpersonen” angezeigt. Eine Kontaktperson, bei der Sie die Einstellung “Als Ansprechpartner im Newsroom anzeigen” wählen, wird zusätzlich als Pressekontakt auf der Startseite Ihres Newsroom angezeigt. Weiterhin wird diese Kontaktperson automatisch Ihren Veröffentlichungen hinzugefügt, sollte keine andere Alternative gewählt worden sein.

Wenn Sie einer Veröffentlichung eine Kontaktperson hinzufügen möchten die nicht als Pressekontakt voreingestellt ist, können Sie diese unter “Zugehöriges Material” auswählen.

Lesen Sie mehr zum Thema Publish
in unseren Guides (auf Englisch)

Bei Mynewsdesk betrachten wir Pressemitteilungen als in der Regel etwas formeller geschrieben als News. Bei einer Pressemitteilung kann es sich beispielsweise um die Veröffentlichung eines Ereignisses handeln, sie kann Unternehmensinformationen enthalten oder andere relevante Inhalte mit einem hohem Nachrichtenwert.

News sind dagegen vom Stil her oft etwas weniger formell gestaltet. Hier geht es vielmehr um kürzere Erzählungen, Updates oder Newsletter.

Der Blog-Eintrag stellt schließlich die dritte Kategorie von Textmaterial dar, und wir verwenden ihn oft um etwa Tipps und Tricks zu beschreiben, oder um Texte in einem etwas persönlicheren Stil zu formulieren und mit unseren Kunden zu teilen.

Lernen Sie mehr darüber in unserem Video Introduction: Publish
oder lesen Sie mehr zum Thema Publish in unseren Guides (auf Englisch)

Der Text, den Sie im Feld “Zusammenfassung” eingeben, wird nicht in der eigentlichen Pressemitteilung, News oder Blog-Eintrag veröffentlicht.

Die Zusammenfassung erscheint lediglich in listenartigen Übersichten, wie z.B. Suchmaschinen-Ergebnisse, Social Media Streams oder auf unserer Story-Seite (http://www.mynewsdesk.com/de/stories). Darüber hinaus wird sie in den E-Mail Alerts mit Benachrichtigungen an Bewacher von Kategorien angezeigt.

Wenn Sie also möchten, dass die Zusammenfassung auch in dem eigentlichen Release erscheint, sollten Sie diese ebenfalls im Fließtext mit aufnehmen, beispielsweise als Einleitung.

Lesen Sie mehr zum Thema Publish
in unseren Guides (auf Englisch)

Wenn Sie Ihr Passwort vergessen haben:

– Gehen Sie auf unsere Anmelden-Seite http://www.mynewsdesk.com/user/signin
– Klicken Sie unter dem grünen Anmelden-Button auf “Passwort vergessen?”
– Sie werden auf eine neue Seite geleitet, auf der Sie Ihre bei der Registrierung verwendete E-Mail-Adresse eingeben.

Daraufhin erhalten Sie eine E-Mail mit Instruktionen wie Sie Ihr Passwort wiederherstellen.